Frequently Asked Questions

L'acquisizione dei documenti è automatica?

L'acquisizione dei documenti può essere effettuata creando dei flussi automatici, oppure manualmente andando ad immettere ogni singolo documento utilizzando Globe Client.

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Come avviene il processo di acquisizione automatica di un documento?
Avviene in varie modalità:
  • Da cartella del file system: permette di catturare ad intervalli di tempo regolari i documenti presenti in una cartella del file system;
  • Da stampante Windows: permette di catturare i documenti da archiviare semplicemente stampandoli in una stmapante Windows direttamente collegata a Globe (NO Globe PDF Maker!. I documenti verranno automaticamente convertiti in formato PDF;
  • Da scanner: permette di catturare i documenti da archiviare utilizzando uno o più scanner Twain collegati alla postazione di lavoro tramite cavo USB. E' possibile acquisire un documento per volta, oppure un blocco di documenti. In quest'ultima modalità il barcode deve essere posto nella prima pagina di ogni documento;
  • Da e-mail: questa modalità, tramite protocollo IMAP4, permette di catturare i messaggi e-mail indirizzati ad una specifica casella. E' necessario implementare i relativi script per il riconoscimento e l'archiviazione del documento.
 
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Cosa sono le Code di Immissione?
Ogni modalità di cattura documenti, alimenta in Globe una coda di immissione che applicherà le regole impostate, ed eseguirà le logiche di scripting prima di archiviare i documenti in modo definitivo. I documenti dovranno essere presi in carico dall'utente solamente in caso di errore, se nella sorgente documento è impostata la modalità di archiviazione manuale e se il documento arriva da scanner e la tipologia documento non prevede la scansione a posteriori.
 
 
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Come funzionano i Barcode?
La gestione dei barcode può essere abilitata o meno a seconda delle necessità.
Se viene abilitata, il sistema attribuisce automaticamente un range di numerazione al tipo documento. In questo modo al momento della lettura del barcode, sarà possibile identificare il tipo documento associato al barcode letto, e di conseguenza applicare tutte le logiche ad esso legate. Il barcode permette di collegare l'immagine del documento ai dati presenti nel gestionale.
 
Per acquisire da scanner un documento che prevede la gestione del barcode è necessario stampare le etichette da apporre nella prima pagina di ogni documento da scansionare, qualora esso non venga già stampato sul documento.
 
Ogni codice barcode generato da Globe si compone di 12 numeri. I primi 3 numeri indicano la società di appartenenza del documento, mentre i 9 numeri a destra indicano, in base al range di numerazione, la tipologia documento.
I barcode possono essere di tre tipi: Code128, Code39, Interleaved 2 di 5.
 
Per ogni tipologia documento abilitata alla scansione, sarà possibile impostare con che modalità essa dovrà essere eseguita (a priori, a posteriori, con completamento) e la qualità di archiviazione (DPI e tipo colore: B/W, Greyscale, Colore).
E' importante indicare anche la direzione di un documento. Con essa si intende se è un documento emesso dall'azienda o ricevuto.
Ogni tipologia documento, inoltre, deve specificare il tipo di contratto da essa gestito. In fase di analisi sarà opportuno stabilire come importare l'anagrafica contatti.
 
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Come configurare l'invio dei documenti?
Globe permette di spedire i documenti in varie modalità:
  • Utilizzando i Client di posta installati nella postazione di lavoro;
  • Utilizzando un motore interno di spedizione email tramite SMTP;
  • Utilizzando qualsiasi motore fax;
  • Utilizzando un provider di spedizione massiva delle lettere;
La configurazione relativa all'invio di documenti si trova nel menu ad albero della Configurazione Generale, selezionando la voce "Configurazione" sotto a "Server".
Ogni singola operazione può essere abilitata oppure no a seconda delle esigenze.
Tramite una logica di scripting è possibile implementare le logiche di inizializzazione, invio e monitoraggio necessarie per l'integrazione con il provider scelto.
Il programma di setup installa anche gli script necessari all'integrazione con il motore fax di Windows.
 
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E' possibile archiviare un documento con firma?
Globe permette di accoppiare ad ogni documento archiviato una copia firmata dello stesso. Ci sono varie modalità utilizzabili:
  • Importare il file già in formato digitale (ed. PDF scansionato)
  • Importare il file da una postazione di scansione
  • Impostare un flusso automatico da una sorgente documenti, in questo caso i documenti devono essere emessi con barcode in prima pagina. Aggiungendo una voce di rubrica, per esempio ad una multifunzione, possiamo far si che il documento scansionato venga salvato in una cartella dove è attiva una sorgente documento configurata per ricevere PDF con barcode. L’importazione della copia firmata quindi è molto semplice: grazie al barcode presente basterà importare il documento tramite uno scanner configurato e Globe associerà automaticamente la copia firmata all’originale.

È quindi possibile verificare il risultato cliccando sull’icona a forma di pennino a lato del documento salvato su Globe.

È anche possibile associare il documento direttamente da Globe. In questo caso basta aprire il documento in Globe, cliccare sull’icona col pennino e quindi “inserire copia firmata” da file.

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E' possibile pubblicare in modo automatico i documenti archiviati in un portale?
Globe permette di pubblicare in modo automatico i documenti archiviati o parte di essi in uno o più portali.
Le regole di indirizzamento al portale sono abbinate al contatto associato al documento. Nelle proprietà del contatto infatti è necessario definire come prima cosa verso quale portale inviare i documenti, e come seconda cosa quali Tipologie Documento inviare.
 
L'invio al portale avverrà in modo automatico nel momento in cui sarà archiviato il documento. Essendo innumerevoli le possibilità di integrazione, si è pensato anche in questo caso di utilizzare una logica di scripting per implementare l'invio al portale e il controllo del buon esito dell'invio. Globe è già integrato con SharePoint Services, pertanto gli script necessari a questa integrazione sono già forniti con il prodotto.
 
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E' possibile visualizzare su Globe Client i dati di una query?
Sì, è possibile tramite una vista sui dati, ovvero un'interrogazione su database.

E' possibile poi associare alle righe della query opzioni di visualizzazione documento, scansione contestuale, oppure modificare i dati dalla griglia di Globe e applicare la modifica sul database di origine.

Può essere utile per visualizzare liste di documenti gestionali che permettono una veloce navigazione sui dati e contestualmente la navigazione con documenti di Globe.

Tramite il pulsante "ADO DB" si apre l'interfaccia per impostare la connessione al database di origine. Con il pulsante "Query" si apre l'interfaccia per editare una query di selezione dati. A questo punto è possibile parametrizzare la visualizzazione della griglia.
 
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Cos'è un processo di Workflow?
Un processo di Workflow è un insieme prestabilito di attività collegato ad uno o più documenti, che deve essere eseguito da uno o più utenti.
Un esempio di processo di Workflow potrebbe essere un ciclo di approvazione di una fattura/ordine di acquisto.

Un processo di Workflow può essere attivato automaticamente da Globe nel momento in cui un documento viene archiviato, in alternativa può essere attivato manualmente oppure al verificarsi di alcuni eventi.

Un processo di Workflow è composto da:
  • Variabili: memorizzano lo stato del processo di Workflow;
  • Azioni: funzioni che possono essere invocate dal processo. Possono svolgere qualsiasi tipo di attività, interagendo anche con il mondo esterno a Globe. Tramite il pulsante "Parametri" è possibile definire i parametri necessari al lancio di questa azione. Tramite il pulsante "Script" si va invece a implementare la logica.
  • Passi: descrivono l'insieme di attività che devono essere eseguite. Un passo potrebbe essere una richiesta di approvazione oppure l'esecuzione di un'azione. I passi vengono definiti attraverso un ambiente di Macro Scripting che permette di codificare il percorso che un documento deve effettuare.
 
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E' possibile estrarre informazioni dai PDF?

Il Mappatore PDF, uno strumento che permette di estrarre informazioni dai documenti PDF al fine di utilizzarle sia in fase di archiviazione, sia per eventuali processi di workflow.

Le Mappature PDF devono essere associate a un contatto inserito nell'anagrafica di Globe. Ogni contatto può contenere più mappature associate ad ogni tipologia documento. Immaginiamo di voler estrarre in automatico i dati dalla fattura/DDT di un fornitore preferenziale, che ci invia migliaia di documenti ogni anno. Sarà necessario codificare il fornitore e nella scheda delle tipologie documento inserire le opportune mappature.

 
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Com'è gestita la sicurezza all'interno di Globe?

La gestione della sicurezza è integrata con Active Directory, pertanto non è necessario digitare nome utente e password per l'accesso a Globe Client: Globe eseguirà i controlli necessari all'accesso dei documenti utilizzando l'utente di Windows.

Nella configurazione di Globe sarà necessario configurare gli utenti e le loro autorizzazioni. All'apertura di Globe Client, se l'utente non esiste, esso verrà creato automaticamente. L'utente creato sarà abilitato solamente se appartenente allo stesso dominio di Globe Server.

 
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Come sono gestiti gli utenti all'interno di Globe?
Ogni utente configurato in Globe può avere tre livelli di autorizzazione:
  • Utente
  • Amministratore di Gruppo (solo nel gruppo principale di appartenenza)
  • Amministratore: avrà accesso a qualsiasi documento e a qualsiasi attività di Globe. Inoltre, se attivo il flag "Setup in configurazione", potrà modificare la configurazione di Globe. Il primo utente che aprirà Globe Client diventerà automaticamente Amministratore abilitato al Setup (per permettere di effettuare la configurazione).
Le proprietà impostabili per l'utente, invece, sono le seguenti:
  • Tipo (utente o gruppo)
  • Client (se l'utente è abilitato a Globe Client o solo a Globe Agent / GlobeComInterface)
  • Nome e Cognome dell'utente
  • Ruolo dell'utente, se Amministratore Gruppo, Amministratore o Utente
  • Gruppo principale di appartenenza
  • Abilitazione all'utilizzo
  • Abilitazione alla modifica del setup
  • Indirizzo E-mail dell'utente
  • Nome utente Fax
  • Codice Agente associato all'utente
  • Titolo all'interno del'azienda.
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Come sono gestite le autorizzazioni di accesso ai documenti?
Le autorizzazioni di accesso ai documenti sono gestite a tre livelli:
  1. A livello di Tipologia documento
  2. A livello di Vista sulla Tipologia documento
  3. A livello di singolo documento
Il sistema controlla in ordine 3->2->1 se l'utente è abilitato o meno ad effettuare l'attività richiesta. E' possibile specificare le autorizzazioni per i tre 1,2,3, impostandole a tre livelli:
  1. Chiunque
  2. Gruppo
  3. Utente
Anche in questo caso il controllo avverrà in ordine 3->2->1.
Gli utenti di tipo Amministratore saranno sempre abilitati a fare qualsiasi attività.
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Come faccio a configurare una società?

Globe è un prodotto multi societario, pertanto è possibile configurare al suo interno più di una società. Nel link di collegamento sarà possibile specificare con quale società si intende collegarsi.
L'intera configurazione verrà condivisa con tutte le società configurate. Per avere configurazioni differenti sarà necessario creare due database di Globe e configurare Globe Server per gestire più instanze di database. Sarà comunque possibile a livello di scripting creare delle regole differenti in base alla società del documento.

Per aggiungere una società, è sufficiente selezionare dal menu ad albero della Configurazione Generale, la voce "Lista delle Società", premere il pulsante "Aggiungi" e inserire tutti i parametri necessari quali ID, Nome, Email, Utente Fax, Prefisso Barcode e Tipo Barcode. Il Prefisso Barcode verrà stampato nelle etichette della società, e permetterà al motore di riconoscimento di capire qual'è la società di destinazione del documento.

Tramite il pulsante "Autorizzazioni..." è possibile stabilire quali utenti sono autorizzati a gestire ogni singola società. Ad ogni società potrà essere associata una connessione ad un database esterno, che potrà essere utilizzata negli ambienti di scripting oppure nelle viste sui dati.

 

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Da un po’ di tempo i documenti non vengono acquisiti da Globe. Quali potrebbero essere le cause?

Un documento presente nella cartella configurata del connettore è corrotto e blocca l’acquisizione generale.
Spostare il documento/i documenti in questione per smaltire la coda.

Se la cartella è invece condivisa in rete, assicurarsi di aver dato a Globe le autorizzazioni necessarie per accedervi correttamente.

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Ho notato che Globe non vede il comando che richiama il client di posta Outlook, nonostante sia installato nel PC.

Bisogna impostare il client Outlook come predefinito dal PC in uso, quindi verificare che nel registro di sistema sia registrata correttamente la chiave, affinché Globe possa renderne disponibile l’utilizzo.
Nello specifico: sia a livello di utente (HKEY_CURRENT_USER), che a livello di macchina (HKEY_LOCAL_MACHINE) deve essere impostata la chiave corretta nel client di posta predefinito.

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L’utente X non riceve le notifiche del workflow.

Va abilitato il flag di recezione delle notifiche di workflow ("Enable workflow notifications") nelle impostazioni del contatto nella Globe Console. Il flag è abilitato di default.

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È stato impostato il task schedulato per il backup del database di Globe, ma sembra che non venga eseguito.

Controllare che il percorso del batch di backup sia impostato correttamente nell’unità di pianificazione, sia nel programma o script da eseguire, sia nei dati aggiuntivi.

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È stata inviata una mail da Globe con degli allegati ma essa non è mai arrivata a destinazione

Controllare che non ci siano limitazioni a livello di server di posta sul peso degli allegati. In questo caso alzare il limite oppure spezzare gli allegati in più mail.

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Il sistema di ricezione delle mail blocca gli allegati zip per questioni di sicurezza. E' possibile mandare i file in originale?

Globe permette di selezionare la modalità di invio delle mail, sia come documento originale, che come raggruppamento e compressione dei file.

È inoltre possibile inviare ulteriori allegati esterni al momento della scrittura.

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È possibile creare documenti MS Word usando delle chiavi inserite in Globe?

Globe si interfaccia a Microsoft Word, permettendo di creare dei documenti sulla base di modelli caricati sulla Globe Console.

In questo modo è possibile creare documenti con campi precompilati sulla base di alcune chiavi di documento caricate su Globe.

È quindi possibile salvare una copia PDF tramite un’apposita stampante e automatizzare il processo di salvataggio e/o invio del documento.

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All’apertura del client appare un errore di Host e l’applicazione non si avvia.

Controllare che non siano cambiati i puntamenti al programma sul server in cui è installato Globe, quindi aggiornarli e riprovare.

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È stato pianificato un invio massivo di documenti ma sulla barra laterale risultano inviate solamente tre mail, cosa è successo alle altre?

In realtà tutte le mail pianificate sono state regolarmente inviate, ma la visualizzazione laterale di Globe rappresenta solamente gli ultimi tre invii per non appesantire l’interfaccia.

Per verificare la correttezza degli invii basta fare doppio clic sulla mail nella barra laterale e quindi spostarsi nella finestra con l’icona ad orologio. Qui è possibile verificare tutti gli invii effettuati.

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È possibile salvare un documento generato da modello come PDF?

Sì, una volta creato un documento da modello è possibile stampare il documento in PDF e quindi inserirlo automaticamente in Globe, mantenendo ovviamente anche l’originale modificabile.

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